Backup/Export ข้อมูลใน Zotero

พอดีมีผู้สนใจถามมาเกี่ยวกับเรื่องการ Backup ข้อมูลใน Zotero นะครับ ผมเลยเอามาเขียนให้อ่านกันโดยทั่วๆ ใครที่ยังไม่รู้จัก Zotero ผมแนะนำให้ลองใช้ดู ยังไงลองอ่านเรื่องเกี่ยวกับ Zotero ได้ในหน้านี้นะครับ

โดยปกติแล้ว Zotero นั้นจะเก็บข้อมูลต่างๆ ที่เราได้ทำการบันทึก ทั้งในเรื่องของรายการ และไฟล์แนบ (เช่นพวก PDF หรือ Snapshot ทั้งหลาย) เอาไว้ในโฟลเดอร์ Zotero ที่อยู่ย่อยของโฟลเดอร์ Profile ของ Firefox อีกที โดยส่วนใหญ่ของผู้ใช้วินโดวส์ Vista/7 ก็จะอยู่ลึกมาก (เช่นของผมนั้นอยู่ที่ C:\Users\Pawin Numthavaj\AppData\Roaming\Mozilla\Firefox\Profiles\oc7s70ri.default\zotero\storage เป็นต้น) สำหรับวิธีการหาโฟลเดอร์นี้โดยง่ายก็คือการเข้าไปที่ Preference -> Advance -> Show Data Directory ดังวิธีต่อไปนี้ครับ

1. คลิ๊กตรงรูปเฟืองใน Zotero


2. เลือก Preferences


3. คลิ๊กตรง Advanced


4. คลิ๊กที่ Show Data Directory

หน้าตาของโฟลเดอร์ที่สามารถ Backup ไว้ก็จะปรากฏออกมาครับ เราสามารถคัดลอกทั้งหมดนี้ไปเก็บไว้ต่างหาก ไว้เผื่อเวลาที่เกิดความเสียหายกับเครื่องได้เลยครับ

โดยถ้าเราเกิดทำเครื่องพังไป เราสามารถคัดลอกไฟล์ทั้งหมดที่เคย Backup เอาไว้กลับมาไว้ตรงโฟลเดอร์นี้ (เปิดด้วยวิธีเดียวกัน) สิ่งต่างๆที่เราเคยทำไว้ก็จะกลับมาได้ทั้งหมดครับ

นอกจากวิธีที่จะ Backup ทั้งหมดแล้วเรายังสามารถเลือก Backup เป็นส่วนๆ ได้ด้วยการอาศัยคำสั่ง Export ตามขั้นตอนต่อไปนี้ครับ

1. คลิ๊กขวาตรงโฟลเดอร์ที่ต้องการส่งออก/Backup (จะคลิ๊กขวาทั้ง My Library เลยก็ได้ไม่ผิดกติกา)


2. เลือก Export Collection


3. เลือก Format เป็น Zotero RDF ถ้าต้องการเก็บไฟล์ที่แนบเอาไว้ด้วยก็อย่าลืมติ๊กเลือก Export Files นะครับ


4. พิมพ์ชื่อที่ต้องการ แล้วกด Save

เมื่อส่งออกไปแล้วจะเป็นโฟลเดอร์ที่เก็บไว้ครับ ถ้าเราต้องการนำเข้าก็ง่ายๆ แค่เลือก Import จากเมนูเฟืองเท่านั้นเองครับ

 

แต่เท่านั้นยังไม่พอ (ดูมันง่ายไปไหม) ผมแนะนำบริการใหม่ที่จะมีมาอวดโฉมกันใน Zotero 2.0 ซึ่งยังไม่คลอด แต่มีให้ทดลองใช้กันก่อน (ผมใช้อยู่ก็พบว่าไม่เกิดปัญหาอะไรนะครับ) โดยเราสามารถที่จะ Sync สิ่งต่างๆ ที่อยู่ในเครื่องเรา ไปเก็บเอาไว้ในฐานข้อมูลออนไลน์ได้เลยทีเดียว

ก่อนอื่นก็ต้องขอให้ติดตั้ง Zotero รุ่น 2.0 กันก่อนครับ ขั้นตอนก็ง่ายๆ เหมือนรุ่น 1.0 เพียงเข้าไปที่เว็บ http://www.zotero.org แล้วเลือกปุ่ม try out 2.0 beta รอสักครู่ เลือก Install และรอโหลดก็จะได้มาใช้กันแล้ว (ใครกดแล้วมันเงียบแต่มีปุ่มขึ้นให้กด Allow ก็ให้กดไปนะครับ)

ถ้าอัพเกรดมาจากรุ่น 1.0 ก็จะมีให้รออัพเกรดเล็กน้อย

หลังจากเปิดมาแล้วเราจะพบกับหน้าตาที่แปลกไปกว่าเดิมเล็กน้อย และที่ผมอยากให้สนใจคือปุ่มรูปลูกศรโค้งๆ ด้านขวามือนี่ละครับ

ถ้าเรากดปุ่มนี้ เบื้องต้นมันจะเข้าไปที่หน้า Sync ของ Zotero ให้กรอกพวก User Name, Password ของ Zotero ถ้าใครยังไม่มีก็สามารถเข้าไปสร้างแอคเค้าท์กันได้ตามลิงค์ Create Account ที่อยู่ในหน้านั้นเลยครับ

อนึ่ง หลังจากทำการ Sync แล้วรายการต่างๆ ของเรานั้นจะไปอยู่บนคอมพิวเตอร์เซอร์เวอร์ของ Zotero ด้วย โดยถ้าเราทำในคอมเราหายและต้องการให้ Sync ย้อนกลับมาที่เครื่องเรา ก็เพียงเลือก Restore from Zotero Server เท่านั้นเองครับ

ดูง่ายดีไหมครับ นอกจากนี้แล้ว หากเราเข้าไปยังเว็บ http://www.zotero.org แล้วเลือก Login ตาม User Name ที่เราสร้างไว้ รายการต่างๆ ของเราก็จะอยู่ในนั้นด้วยครับ! ซึ่งรายการที่อยู่บนเว็บนี้ยังรวมทั้ง PDF ที่เก็บไว้ใน Library ด้วยนะครับ แต่สำหรับบริการฟรีนั้นจะเก็บได้แค่ 100 เมกะไบต์ (นับเฉพาะไฟล์ต่างๆ ไม่นับจำนวน Reference) ถ้าต้องการเก็บเพิ่มเติมก็สามารถซื้อเพิ่มกันได้ครับ

ยังไงลองใช้กันดูนะครับ :)