โปรแกรมวิเคราะห์ทางสถิติส่วนใหญ่ มักจะต้องการข้อมูลที่ผ่านการเตรียมมาไว้ก่อนครับ จึงจะสามารถวิเคราะห์ค่าต่างๆ ทางสถิติออกมาได้ การเตรียมข้อมูลให้พร้อมตั้งแต่ตอนลงข้อมูล จะช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลทำได้รวดเร็วขึ้น รวมถึงยังอำนวยความสะดวกให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ง่าย อันจะส่งผลทำให้ผลลัพธ์ที่ได้ถูกต้องด้วย
ข้อมูลที่โปรแกรมส่วนใหญ่ต้องการ มักจะอยู่ในรูปแบบของตาราง ถึงแม้จะมีโปรแกรมฐานข้อมูลต่างๆ มากมายในการช่วยเตรียมข้อมูล เช่น Microsoft Access, EpiData แต่ผู้ใช้ส่วนใหญ่มักจะเลือกเตรียมใน Spreadsheet เพราะมีโปรแกรม Spreadsheet อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์กันอยู่แล้ว และโปรแกรม Spreadsheet เหล่านี้ใช้งานได้ง่าย จึงจะขอพูดถึงการเตรียมข้อมูลจากโปรแกรม Spreadsheet ที่ได้รับความนิยมอย่าง Microsoft Excel ครับ
ข้อมูลที่เราเตรียมจากโปรแกรม Microsoft Excel ควรเตรียมในลักษณะที่พร้อมที่จะนำเข้าโปรแกรมสถิติเลย กล่าวคือ
1. ทำข้อมูลในลักษณะตาราง โดยให้แถวตามแนวนอน (Row) แถวแรก เป็นชื่อของตัวแปร และในแถวถัดๆ มาเป็นข้อมูลจริง และให้เป็น 1 แถวต่อ 1 คนเท่านั้น (โปรแกรมจะไม่อ่านหลายแถว)
